Sted: Tirsdag den 9. september 2014, kl. 19-21. Lokalcenteret Vestervang 16-18

Referent: Line Underbjerg, 20. 5.mf

Dirigent: Carl Aage Jönsson, Aarhus Lejerforening

1: Valg af dirigent og referent:

Beboerrepræsentationen (BR) foreslog Carl Aage Jönsson (CAJ), Aarhus Lejerforening til dirigent og Line Underbjerg meldte sig til referent. Begge blev enstemmigt vedtaget.

1a. Indkaldelse:

CAJ konstaterede at beboermødet var lovligt indkald efter vedtægterne. Mødet var indkaldt via postomdelt indkaldelse den 12. august 2014. Desuden ved opslag på opslagstavlen, hjemmesiden og Facebook.

Alle modtaget indkaldelsen, dagsordenen, indkomne forslag og forslag til vedtæger.

1.b. Godkendelse af dagsorden

Dagsordenen blev godkendt.

2: Introduktion til beboerrepræsentationens arbejde (herunder noget om indsatsområder, økonomi, Vestervang II, lejekontrakter, fællesarealer samt antenneforening)

Beboerforeningen er oprettet i marts 2014.

BR består af følgende personer:

Formand: Sille, 20st.                              Varetager kontakten til Aarhus Lejerforening

Næstformand: Kirsten, 22 4.tv               Varetager kontakten til DEAS

Kasserer: Knud Erik, 21 5.mf

Suppleant:    Lene, 19 1th

Svend Erik

Sidste suppleant er ikke tilstede ved mødet

BR har siden marts arbejdet på etableringen af beboerrepræsentationen herunder oprettelse af en bankkonto, Facebook, hjemmesiden, udkast til vedtægter og opslagstavler i alle opgange.

Vestervang II har gennem de sidste ti år haft en vedfungerende beboerforening. Der er erfaringsudveksling mellem Vestervang II og Vestervang III. De er til stor hjælp og inspiration.

BR deltager i kurser ved Aarhus Lejerforening.

Fællesarealer: Højbedende mellem Vestervang III og Lokalcenter Vestervang er ejet af kommunen. Det er Vestervang II som ejer det grønne område ned mod Botanisk Have. Vi er dog velkomne til at benytte området.

Der er en pågående sag i huslejenævnet. Kort fortalt går sagen på huslejenedsættelse og den omkostningsbestemte huslejefastsættelse.

Ydermere arbejdes der på vicevært situationen.

Det har været en udfordring at få opslagstavlerne i de respektive opgange sat op.

Der har løbende over sommeren været klaget over manglende rengøring i vaskekælderen.

Al kontakt til DEAS sker via mails.

BR: Vil gerne, at alle mails, som beboerne selv sender til DEAS, sendes cc. til kontakt@vestervangIII.dk

• Økonomi: Vi betaler pt. ikke fuld kontigent til Aarhus Lejerforening. Der er oprettet en konto hvortil hver husstand betaler 15 kr om måneden via husleje. Der er plus på kontoen.

Aarhus Lejerforening: Alle beboer i Vestervang III er medlem af Aarhus Lejerforening. BR betaler 100 kr om året pr. husstand til Aarhus Lejerforening.

3: Fastsættelse af vedtægter:

Fastsættelse af vedtægter er lovgivningsbestemt. Det er udspecificeret i loven. BR’s område er de til enhver tid bestemte tinge i lejelovens bestemmelser og bekendtgørelse.

Udlejer skal oplyses om at der afholdes et stiftende møde.

Udlejer er inviteret og kunne ej deltage.

• 1 – Navn: Vedtaget
• 2 – Hjemsted: Godkendt
• 3 – Formål:

Der udtales ønske om, at huslejefastsættelse udspecificeres.

BR fastslår, at BR kan foreslå udlejer forbedringer/ændringer men skal samtidig foreslå finansieringen.

• 4 – Medlemskab: Der er kun en stemme pr. husstand. Dette skal tilføjes i vedtægterne. Dette er også reguleret af loven. , dette ændres i vedtægterne, således at der står: …Kun en person fra hver husstand er stemmeberettiget…

• 5 – Ledelse: Ifølge loven må der kun vælges tre beboerrepræsentanter.

                                            Der skal i stedet vælges tre aktive suppleanter. Dette er en fordel fordi arbejdsbyrden kan blive høj hvis man kun er tre, hvorimod byrden bedre kan fordeles jo flere man er. Desuden sikres der bedre kontinuitet i BR. BR vil ikke være så sårbar ved fraflytning. Suppleanterne kan deltage i BR-møderne. Det fremgår af forretningsordenen at suppleanterne også indkaldes

Det er muligt at vælge så mange suppleanter som muligt. Vedtægterne siger op til tre suppleanter. Dette bør rettes til: Mindst tre suppleaner

Suppleanterne skal nummeres fra 1 ->

Det blev drøftet, om repræsentanter skal vælges for et eller to år ad gangen. Fordelen ved, at der er forskellige på valg, er at det sikrer en vis kontinuitet i bestyrelsens arbejde. Ulempen er, at det er længe at binde sig for to år og kan afholde nogle fra at melde sig.

Ved afstemning stemte 25 for 1 år, 11 for 2 år og 4 stemte blankt.

Konklusion: Der er valg til beboerrepræsentationen hvert år.

Det bliver altså stående som det allerede gør i vedtægterne.

Ifølge vedtægterne skal der være valg senest den 1. april 2015.

• 6 – Tegning og hæftelse: Sætningen, .. Skulle beboerrepræsentationen alligevel få brug for at optage lån, kan dette alene besluttes på et ekstraordinært beboermøde.. streges fra vedtægtsudkastet jf. Ændringsforslag til vedtægtsforslaget.

Dette kan besluttes på et ordinært beboermøde.

• 7 – Beboermøder:

Med henblik på at sikre, at alle frit kan give deres mening til kende uden at frygte for represalier fra naboer og/eller udlejer og for at sikre sig, at ingen ligger under for gruppepres blev det efter drøftelse og afstemning vedtaget, at der skal være mulighed for at kræve skriftlig afstemning.

Konklusion:

Til vedtægterne tilføjes: Der kan kræves skriftelig afstemning såfremt mindst én af de fremmødte beboer kræver det. Den skriftelig afstemning skal ske på stedet.

• 8 – Regnskab: Vedtaget

• 9 – Vedtægtsændringer: Forslag: Det bør tilføjes, …blandt de fremmødte stemmeberettigede medlemmer. Der bør kun være en stemme pr. hustand.

Ændringsforslag: Det ordinære og ekstraordinære møde SKAL og ikke kan ligge i forlængelse af hinanden?

Det drøftes, om et ordinært og et ekstraordinært møde skal ligge umiddelbart i forlængelse af hinanden, eller hvor længe der i givet fald skal være imellem. Endvidere drøftes, om der skal kræves alm. eller 2/3 flertal, og hvor mange stemmeberettigede, der skal være til stede.

Konklusion, vedtægtsændringer:

Ordinære møder: ²/₃ af de fremmødte medlemmer kan godkende vedtægtsændringer. Hvis ²/₃ af de fremmødte medlemmer godkender vedtægtsændringen er den vedtaget. Hvis der ikke kan skaffes ²/₃ flertal blandt de fremmødte medlemmer indkaldes der til et ekstraordinært møde:

Ekstraordinære møder: Vedtægtsændringer kan godkendes med simpelt flertal blandt de fremmødte.

Afstanden mellem det ordinære og det ekstraordinære møde er min fire uger og max otte uger.

• 10 – Opløsning: Ved opløsning skal der gælde samme tidsfrist som ved vedtægtsændringer, dvs. at der skal gå min fire uger og max otte uger mellem det ordinære og det ekstraordinære møde.

Dette vedtages og tilføjes i vedtægterne.

4: Indkomne forslag:

Etablering af nyttehaver: Som tidligere nævnt er højbedende mellem Vestervang III og Lokalcenter Vestervang ejet af kommunen, mens det grønne areal mod Botanisk Have er ejet af Vestervang II.

                      BR: Vil gerne arbejde for det.

Der er generelt støtte til ideen om nyttehaver, og BR vil arbejde videre med ideen.

Udskiftning af vaskepulver til vaskepulver der er godkendt af Astma-Allergi Forbundet, eller mulighed for at bruge eget vaskepulver i alle maskiner:

Der er fælles opbakning i forsamlingen.

BR: DEAS kontaktes. Ønsker ’Neutral’ til alle maskiner

Opsætning af beholder til brugte batterier:

BR: Vil arbejde for opsætning af beholder til batterier, elpære, metalaffald, fx ved flaskecontaineren eller ved aviscontaineren.

Opsætning af flere udendørs cykelstativer:

Det drøftes og et forslag går ud på blot at få flere cykelstativer sat op, et andet at inddrage 4 parkeringspladser til cykelstativer overdækket med plexiglas mellem hhv. Vestervang 20-21 og 22-23 omkring trapperne.

Der er stor opbakning til, at der ønskes etablering af flere udendørs cykelparkeringspladser.

BR: Tager forslaget med til DEAS.

Bænke med borde på græsplænen foran parkeringspladserne:

BR: Tager kontakt til DEAS med henblik herpå. Hvis DEAS ikke ønsker at bidrage med dette, vil BR overveje om de på sigt vil indkøbe dette.

Forslag om adgang til slagbordmaskine:

Et lokale hvor der opbevares en slagbordmaskine, fx i nummer 23. Nøglen dertil skal kodes på samme måde som vores nøgler til containeren så alle har afgang til den. BR: Arbejder videre med ideen.

5: Fastsættelse af Husordenen

Forslag 1: Forbud mod grillning på altan.

Forslagsstiller er anonym, hvorfor forslaget ikke kan behandles

Forslag 2: Grillering på altan er ikke tilladt…

Ej behandlet

Forslag 3: Al ind/udflytning skal foregå fra gården/sydsiden…

Ej behandlet

Forslag 4: Fodring af fugle fra altan…

Ej behandlet

Forlag 5: Grundet brandfare må der i indgang og repos ud over dørmåtte ikke opbevares andet…

Ej behandlet

Fra BR kommer der et udkast til husorden. Resterende punkter (forslag 2-5) kommer på der.

CAJ ( Århus Lejerforening) fastslår, at Udlejer ikke skal godkende ændringer i de beboerbestemte husorden regler.

6: Evaluering af viceværtsordningen

BR: Viceværtsordningen fungerer ikke så godt som tidligere. Det drejer sig især om vedligeholdelse af udearealet og vaskerummet/vaskemaskinerne.

BR udleder et spørgeskema ang. DEAS viceværtsordning som skal bruges til at evaluere den nuværende ordning.

BR sender kun mails til DEAS fremfor at ringe.

Mailen sendes til Helle Hav (jurist) som er opmærksom på problemerne med DEAS.

BR: Der er den 17. september møde i Aarhus Lejerforening med en gruppe af DEAS folk.

7: Supplerende valg af beboerrepræsentanter og suppleanter

Vivia fra nr 24 og Anne Markussen 23 1mf melder sig som suppleanter.

Der oprettes en prioriteringsliste af suppleanter:

1. Svend Erik
2. Lene, 19
3. Vivia, 24
4. Anne, 23

8: Eventuelt

Forslag om, at der ophænges en liste så man kan se, hvilke dage hvad gøres rent, og hvornår fx filtrene på vaskemaskinen renses.

Ros til BR for deres arbejde.

CAJ takker for god ro og orden på mødet.

Line Underbjerg

Søndag den 28. september 2014